Dobrodošli na stran, kjer analiziramo dokumentne sisteme na slovenskem tržišču.
Svetujemo vam o digitalizaciji podjetja:
- Arhiviranje dokumentov in kakšna je zakonodaja
- Zagotavljanje varnosti dokumentacije?
- Kako je z digitalizacijo podjetja
- Katerega ponudnika izbrati?
- Kako preprečiti izgubo dokumentov?
- Ali je implementacija digitalnega Sistema sploh primerna za vašo organizacijo?
- Kako optimalno avtomatizirati proces?
- Vse glede shranjevanja, deljenja, iskanja, upravljanja, podpisovanja in sodelovanja…
In še več o DMS…
Kakšna vprašanja se vam porajajo?
Pišite nam. Želimo pomagati organizacijam v Sloveniji. S svojimi dolgoletnimi izkušnjami in znanjem. Brezplačno.
Iskreno, korektno, profesionalno.
Tukaj boste našli:
- Prednosti in slabosti posameznih dokumentnih sistemov
- Listo ponudnikov na slovenskem tržišču
- In primerjavo le teh
- Nasvete pri odločitvi kateri dokumentni sistem je najboljši za vas
Že uporabljate dokumentni sistem?
Leta izkušenj na tem področju nam omogočajo, da vam prinesemo najboljše informacije.
Odgovorimo vam na vprašanja kot so:
Je dokumentni sistem za vas?
Zakaj?
Katerega izbrati?
Kako se tega lotiti?
Na kaj morate biti pozorni?
Kdaj je za to pravi čas?
Kakšni so stroški?
In koliko denarja bi vaša organizacija privarčevala z vzpostavitvijo?
Koliko časa traja postopek?
In karkoli drugega vas zanima.
Nudimo vam brezplačni posvet, da ugotovite kateri sistem je pravi za vas.
Pustite svoj kontakt, da vam pri odločanju lahko pomaga specialist.
Kaj je dokumentni sistem?
= brezpapirno poslovanje
Gre se za informacijski sistem, ki fizične dokumente, kateri se sprehajajo po podjetju, prelevi elektronske.
Kar pomeni, da ni več fizičnega prenašanja raznih papirjev. Shranjeni so tako v digitalnem prostoru in velik plus le tega je, da lahko poskrbi za avtomatizacijo poslovnih procesov.
HRANJENJE + AVTOMATIZACIJA = poglavitni funkciji
Od tega
Do tega
Ti dokumenti so na primer:
računi, dobavnice, ponudbe, pogodbe, evidence, odločbe, zavarovanja, naročila, reklamacije, garancije, razni nalogi…..
To je programska rešitev, zasnovana tako, da vam pomaga pri shranjevanju, organiziranju in dostopu do vaših digitalnih in fizičnih dokumentov na varen in učinkovit način. Poenostavlja življenjski cikel vaših dokumentov. Olajša vam dostop do njih, deljenje in skupno rabo le teh s člani vaše ekipe.
Ena od ključnih lastnosti sistema za upravljanje dokumentov je njegova zmožnost avtomatizacije ročnih in zamudnih opravil, povezanih z upravljanjem dokumentov. Nastavite lahko na primer avtomatizirane poteke dela za usmerjanje dokumentov v odobritev, samodejno arhiviranje starih datotek in celo integracijo z drugimi sistemi.
Zelo uporabna funkcija je njegova zmožnost iskanja. Datoteke lahko preprosto kategorizirate in označite. Da tako lahko hitro in preprosto najdete dokumente, ki jih potrebujete. Brez potrebe po brskanju po kopicah datotek, map, predalov.
Lahko se končno poslovite od ročnega arhiviranja, napačno vloženih dokumentov in izgubljenih informacij. Namesto tega lahko imate centralizirano skladišče vseh svojih dokumentov, dostopno le z nekaj kliki. Poleg tega z varnostnimi funkcijami zagotovite, da bodo občutljive informacije ostale zaupne in zaščitene.
Pozdravite organizirano, učinkovito in varno prihodnost vaše organizacije.
Imate kakšno vprašanje o DMS? Z veseljem vam odgovorimo.
Koliko časa vam na dan vzame iskanje nekega dokumenta? In s tem, koliko živcev?
Uspeh vašega poslovanja je odvisen od vaše učinkovitosti. In če posamezen dokument iščete več kot 15 sekund, je morda čas da resno razmislite o dokumentnem sistemu.
Kako biti učinkovit pri poslovanju? = Pametno izkoristiti resurse, ki jih imate na voljo: čas, denar, ljudi.
Vemo, da papirji radi odkorakajo po svoje. Znajdejo se na napačni mizi, na dnu predala, nekateri so izgubljeni nekje ne e-mailu in celo v smeteh. Izguba s seboj prinaša slabo voljo ter velike stroške.
Tako lahko svojim zaposlenim omogočite opravljanje dela, ki zares zahteva njihovo pozornost. Postavite prioritete ter jim nudite delo, ki jih bolj izpopolnjuje. Zadovoljni ljudje so tudi bolj produktivni in zvesti.
Izkoristite zmogljivosti dokumentnega sistema za bolj učinkovito timsko delo, večjo produktivnost, skladnost poslovanja in obvladovanje poslovnih tveganj.
Zagotavlja preglednost dokumentacije in poslovanja. Dokumenti so pregledno razvrščeni in so dostopni osebam s pravicami. Iskanje je hitro in enostavno. Z elektronsko izvedbo dokumentno intenzivnih procesov se vsi procesi odvijajo bistveno hitreje.
Tako so vam podatki, ki jih potrebujete vedno na voljo. Ter so obenem skriti osebam, ki do njih nimajo pristojnosti. Varnost je tako na višjem nivoju!
Poleg tega to pomeni okolju veliko bolj prijazno poslovanje! Zavedamo se težave pomankanja dreves. Veste, da se na tisoče dreves poseka, le za izdelavo papirja? Poleg tega, da papir predstavlja tudi kar več kot 70% odpadkov podjetja? Odgovornost lahko vzamete v svoje roke in vplivate spremembe, ki so nujno potrebne.
Da povzamemo:
- Optimalna poraba časa, denarja in ljudi.
- Vsi dokumenti varno in pregledno na enem mestu.
- Hitra, enostavna in brezskrbna klasifikacija, shranjevanje in delitev dokumentov.
- Okolju prijazno poslovanje!
Optimizirajte svoj proces. Prihranite čas in denar. Digitalizirajte.
Soustavrjajte prihodnost.
Za koga je primeren dokumentni sistem?
Upravljanje dokumentov za mala podjetja
Za mala podjetja je upravljanje dokumentov izrednega pomena. Implementacija sistema za upravljanje dokumentov lahko izboljša učinkovitost poslovanja in zmanjša stroške v dolgoročnem obdobju. Poleg tega lahko prihrani dragoceni čas in denar, saj se lahko dokumenti hitro najdejo in obdelujejo, kar pomeni manj zamud in napak. Vsi dokumenti vedno na dosegu roke. To je še posebej pomembno za mala podjetja, kjer so resursi pogosto omejeni.
Upravljanje dokumentov za srednje velika podjetja
Za srednje velika podjetja je upravljanje dokumentov še pomembnejše. Sistem za upravljanje dokumentov izboljša procese vodenja dokumentacije, pri čemer tako zagotovite natančnost, doslednost in sledljivost dokumentov. To pomeni, da lahko vsakemu dokumentu sledimo od začetka do konca. To je še posebej pomembno v reguliranih panogah. Poleg tega sistem zagotovi večjo varnost in zaščito podatkov. Kar je ključnega pomena za srednje velika podjetja, ki pogosto shranjujejo občutljive podatke. Na primer o svojih strankah in partnerjih.
Upravljanje dokumentov za velika podjetja
Za velika podjetja je upravljanje dokumentov poglavitno. Sistem za upravljanje dokumentov zagotovo izboljša vodenja velikega števila dokumentov. Pravi dokumentni sistem omogoča shranjevanje velike količine podatkov, enostaven dostop in hitro iskanje po celotni bazi dokumentov. Poleg tega lahko sistem za upravljanje dokumentov zagotovi skladnost z zakonskimi in regulativnimi standardi, kar je ključno za velika podjetja, ki morajo slediti toliko bolj strogim predpisom. Z implementacijo sistema za upravljanje dokumentov tako velika podjetja zmanjšajo čas, ki ga namenjajo ročnemu upravljanju dokumentov, in s tem povečajo učinkovitost poslovanja ter zmanjšajo stroške v dolgoročnem obdobju.
Na kratko:
Za vsako organizacijo, ki je naveličana gore papirjev.
In izgube pomembnih podatkov zaradi prenašanja fizičnih dokumentov.
Za organizacijo, ki je pripravljena biti konkurenčna.
Za tisto organizacijo, ki želi poslovati na optimalen način.
Za podjetje ki mu je mar za trajnostno, okolju prijazno poslovanje.
Še krajše: Za vsako organizacijo. – Skrivnost je le v tem, da se najde za vas pravi dokumentni sistem!
Govorite s strokovnjakom. Brezplačno.
Zato smo tukaj. Pustite kontakt:
Posebej je primerno za podjetja, ki se pogosto srečujejo z naslednjimi aktivnostmi:
- podpisovanje dokumentov
- in deljenje le teh
- vhodna in izhodna pošta
- ravnaje z računi ali pogodbami
- velik arhiv dokumentov
Lastnosti dokumentnih sistemov
Na kaj morate biti pozorni ko se odločate za digitalizacijo podjetja?
3 KLJUČNE LASTNOSTI DOBREGA DOKUMENTNEGA SISTEMA
1.Varnost
Varnost dokumentnega sistema mora biti na prvem mestu, saj se gre za občutljive informacije podjetja.
Potrebno je zagotoviti, da do dokumentnega sistema lahko dostopajo samo pooblaščene osebe. To se navadno naredi z blokado IP naslova, digitaliziranim dopisom oz. elektronskim podpisom in časovnim žigom. Potrebno je imeti tudi možnost rednega arhiviranja dokumentov z dostopom do različnih verzij in revizij, s katerim se omogoča verodostojnost digitalnega dokumenta.
Področje ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, področje varstva osebnih podatkov ZVOP-2, ZEPEP in GDPR.
2. Kompatibilnost z ostalo opremo
Ena izmed ključnih lastnosti je tudi kompatibilnost našega dokumentnega sistema z ostalo opremo, ki jo podjetje uporablja. Strojno in programsko. Tako omogoča enostavno (da s enostavno to uteče, doda)
Dokumentni sistem, ki ga želimo uporabljati mora imeti dodeljen certifikat kompatibilnosti. Za na primer: Android, Canon, iOS, JVC, Lotus, Oracle, Microsoft, MS Dynamics NAV, MS SharePoint, MS SQL, NetApp, SAP, Toshiba, VM Ware in drugo.
3. Funkcionalnost
Izredna pozornost mora biti namenjena funkcionalnost dokumentnega.
To pomeni kompatibilnost z vašim poštnim odjemalcem, tako lahko arhivirate vaša poštna sporočila in so le-ta na vpogled vsem avtoriziranim osebam.
Poleg tega je pomemben indeksni sistem. Da lahko hitro poiščete datoteko, ki jo želite. To je lahko narejeno prek sistema črtnih kod. Da bi pospešili sam sistem indeksiranja je lahko sistem podprt tudi s strojnim učenjem (ML). Preveriti moramo, da je sistem za zajem dokumentov na visoki ravni, da so dokumenti dobro in kvalitetno prebrani. Posamezne funkcionalnosti lahko v dobrih dokumentnih sistemih nagradimo.
Želite mnenje strokovnjaka? Pustite vaš e-mail in vas kontaktiramo.
Kontakt
E-mail: info@dokumentnisistem.si
Dosegljivi smo:
Ponedeljek – petek: 9:00 – 17:00
Sobota, nedelja in prazniki: zaprto